SAEMA Informatica
Accettazione Officina · Guida all'uso
Manuale operativo
Accettazione Officina Saema: guida all'uso passo passo
Dalla prima configurazione alla consegna del veicolo: una guida pratica per titolari e personale dell'officina, con le procedure essenziali per utilizzare il programma.
In breve: il flusso di lavoro
01 · Prepara
Configura una sola volta i dati dell'officina, il logo, l'email e gli utenti.02 · Accetta
Crea il cliente e il veicolo, compila la scheda, segna i danni, aggiungi le fotografie e stampa il PDF da far firmare.03 · Lavora
Seleziona le operazioni eseguite, descrivi i lavori e aggiorna lo stato della pratica.04 · Consegna
Avvisa il cliente tramite WhatsApp o email, stampa il PDF dei lavori eseguiti e registra la consegna.Indirizzo del programma: https://officina.saemainformatica.it
Il programma funziona da computer, tablet e telefono. Da smartphone puoi anche scattare le fotografie direttamente nella scheda del veicolo.
1. Primo accesso
Per utilizzare il programma, accedi con le credenziali assegnate alla tua officina.
Apri il programma
Avvia il browser e visita officina.saemainformatica.it .
Registra l'officina, se necessario
Se l'officina non è ancora registrata, premi «Registra la tua officina», compila i dati e invia la richiesta. L'officina resta in attesa finché SAEMA non la attiva; riceverai conferma.
Accedi con email e password
Inserisci le credenziali e premi Entra. Se hai ricevuto una password temporanea, il programma ti chiederà di sceglierne una personale.
Non condividerla con altre persone: ogni operatore dovrebbe utilizzare il proprio account.
Il menu principale
| Voce | A cosa serve |
|---|---|
| Home | Riepilogo dei veicoli in officina, scadenze di revisione e tagliando e scorciatoie operative. |
| Accettazioni | Elenco delle schede, con ricerca e filtri. |
| Clienti | Anagrafica dei clienti e dei relativi veicoli. |
| Interventi | Gestione dei testi pronti da inserire nelle schede. |
| Officina | Dati, utenti, email e backup. Visibile all'amministratore. |
| Cerca targa o cliente | Casella in alto per cercare una targa o un cognome. |
Dalla Home puoi creare rapidamente una nuova accettazione oppure aggiungere un nuovo cliente utilizzando i pulsanti disponibili nella parte superiore.
2. Configurare l'officina
Questa operazione si esegue una sola volta con l'utente amministratore. Dal menu Officina → Dati officina e logo puoi personalizzare le informazioni utilizzate dal programma e dai documenti stampati.
Inserisci i dati dell'attività
Compila ragione sociale, tipologia di veicoli trattati (auto, moto o entrambe), indirizzo, telefono, email e partita IVA.
Carica il logo
Puoi utilizzare un'immagine PNG o JPG. Il logo comparirà nel menu e nell'intestazione dei PDF.
Personalizza il testo delle stampe
Puoi aggiungere orari, IBAN e avvertenze, che compariranno in fondo al PDF della scheda.
Imposta l'informativa privacy
Il testo personalizzato è facoltativo. Se lo lasci vuoto, il programma utilizza il testo standard GDPR.
Personalizza l'elenco delle operazioni
Inserisci una voce per riga. Se aggiungi [AP]
alla fine della voce, compariranno le caselle ANT./POST.
Per ripristinare l'elenco standard, cancella il testo
personalizzato.
Salva le impostazioni
Premi Salva in fondo al modulo.
Configurare l'invio delle email
La configurazione consente di inviare dal programma l'avviso «veicolo pronto» e i promemoria di revisione e tagliando. Nella sezione Invio email ai clienti inserisci i dati dell'account di posta dell'officina.
| Campo | Impostazione per Gmail |
|---|---|
| Server SMTP | smtp.gmail.com |
| Porta / Sicurezza | 587 / STARTTLS oppure 465 / SSL-TLS |
| Utente | Indirizzo Gmail completo |
| Password | Password per le app, non la password normale di Gmail |
| Mittente | Lascia vuoto oppure ripeti l'indirizzo email |
Come ottenere la password per le app di Gmail
- Accedi all'account Google dell'officina.
- Apri Sicurezza e attiva la verifica in due passaggi.
- Cerca Password per le app, oppure visita myaccount.google.com/apppasswords.
- Assegna un nome, per esempio «Officina».
- Google mostrerà una password di 16 caratteri: copiala e conservala in modo sicuro.
Dopo aver salvato la configurazione, utilizza il pulsante «Invia una email di prova a me» per verificare che l'invio funzioni.
Creare gli utenti
- Apri Officina → Utenti → Nuovo utente.
- Inserisci nome ed email, che sarà anche il nome utente.
- Scegli il ruolo e assegna una password iniziale.
3. Accettare un veicolo
Cliente nuovo
Apri Clienti → + Nuovo cliente, oppure utilizza il pulsante corrispondente nella Home.
Inserisci almeno il cognome. Aggiungi telefono, necessario per WhatsApp, ed email, necessaria per le comunicazioni email.
Nella sezione Veicoli scegli il tipo (auto, moto, furgone, scooter o altro) e inserisci targa, marca e modello. Con «+ Aggiungi un altro veicolo» puoi registrare più mezzi per lo stesso cliente.
Premi «Salva e accetta» per salvare il cliente e aprire subito una nuova scheda. «Salva cliente» salva soltanto l'anagrafica.
Cliente già presente
Scrivi la targa o il cognome nella casella di ricerca in alto, apri il cliente e crea una nuova accettazione. In alternativa, dalla Home premi + Nuova accettazione e scegli il veicolo.
Compilare la scheda di accettazione
01 · Ingresso
Controlla data e ora, inserisci i chilometri, la consegna prevista e indica se il cliente autorizza la prova su strada.
02 · Lavori richiesti
Descrivi ciò che chiede il cliente. Il menu «+ Inserisci un intervento…» permette di aggiungere testi pronti, configurabili dal menu Interventi.
03 · Controllo visivo
Registra i danni sul disegno del veicolo, imposta il livello del carburante e aggiungi eventuali note sulla carrozzeria.
05 · Varie
Annota gli oggetti lasciati nel veicolo, i documenti consegnati, i ricambi da restituire, la richiesta di preventivo e l'importo massimo autorizzato.
Foto
Dopo aver salvato la scheda, aggiungi le fotografie in fondo alla pagina. Da telefono puoi scattarle direttamente. Sono supportate fino a 12 foto per scheda.
Al termine premi Salva scheda.
Registrare i danni e il carburante
Il disegno cambia in base al tipo di veicolo. Per indicare un danno, scegli il tipo e tocca il punto corrispondente sul disegno.
| Codice | Tipo di danno |
|---|---|
| G | Graffio |
| A | Ammaccatura |
| R | Rottura |
| X | Ruggine o altro |
- Tocca un segno già inserito per rimuoverlo.
- Annulla elimina l'ultimo segno.
- Azzera elimina tutti i segni.
- Imposta il carburante scegliendo tra Riserva, 1/4, 1/2, 3/4 e Pieno.
- Aggiungi eventuali note, per esempio «graffio paraurti post. dx».
Stampare e far firmare il PDF di accettazione
Premi PDF accettazione. Il documento comprende dati del cliente, lavori richiesti, disegno con i danni e carburante.
Stampa il documento e fai firmare il cliente sul foglio.
Torna alla scheda, spunta «firmato su pdf» nella sezione 07 Stato pratica e salva.
Se compare l'avviso giallo relativo all'informativa privacy, premi «Stampa l'informativa», consegnala al cliente e poi seleziona «Segna come consegnata».
4. Durante i lavori e alla consegna
Registrare le operazioni eseguite
Nella sezione 04 Operazioni, spunta le operazioni effettuate. Quando sono presenti le opzioni ANT./POST., indica il lato anteriore, posteriore oppure entrambi. Le voci selezionate compariranno nel PDF.
Premi «+ Aggiungi le voci spuntate ai lavori eseguiti» per copiare le operazioni selezionate nella descrizione, senza riscriverle.
Nella sezione 06 Descrizione intervento, inserisci una riga per ogni lavoro. Il pulsante «Copia testo per fattura» copia la descrizione da trasferire nel programma di fatturazione. Puoi scegliere di includere veicolo e targa all'inizio del testo.
Aggiornare lo stato della pratica
Nella sezione 07 Stato pratica, aggiorna lo stato durante il lavoro e premi Salva scheda.
In attesa → In lavorazione → Attesa ricambi → Pronta → Consegnata
La pratica può essere anche impostata come Annullata.
Avvisare il cliente che il veicolo è pronto
Imposta lo stato su Pronta e salva la scheda.
Premi «WhatsApp: pronto». Si aprirà WhatsApp con il messaggio già compilato: controllalo e premi Invia. È necessario che il telefono del cliente sia presente.
In alternativa, premi «Email: pronto». Il programma prepara l'email, che puoi controllare e confermare. L'invio avviene dal server con l'account dell'officina. Servono l'email del cliente e la configurazione email descritta nella sezione 2. La scheda mostrerà «email inviata il …».
Completare la consegna
Premi PDF con lavori eseguiti per stampare la scheda con le operazioni e la descrizione dei lavori, compreso lo spazio per la firma del cliente al ritiro.
Imposta lo stato su Consegnata e salva. Il programma registra la data di consegna.
5. Funzioni utili e ruoli
Ricerca e storico
Cerca
Utilizza la casella in alto per cercare una targa, un cognome o il numero della scheda.
Storico del veicolo
Dalla scheda apri Altre azioni → Storico del veicolo, oppure clicca sulla targa. Puoi consultare gli interventi passati.
Scadenze di revisione e tagliando
Inserisci le date nella scheda del veicolo. Nella Home compariranno le scadenze entro 30 giorni, con i pulsanti WhatsApp ed email per avvisare il cliente.
Interventi e testi pronti
Apri Interventi → Nuovo intervento, inserisci un titolo e il testo. Al primo utilizzo puoi caricare alcuni esempi. Le voci saranno disponibili nel menu «Inserisci un intervento…» della scheda.
Informativa privacy
Dalla scheda cliente o dalla scheda di accettazione puoi stampare l'informativa e registrare la consegna. Dalla scheda cliente puoi anche esportare l'insieme dei suoi dati.
Cambio password
Fai clic sul tuo nome in alto a destra.
Esportazione clienti
Nell'elenco Clienti utilizza il pulsante Esporta Excel.
Ruoli e autorizzazioni
| Ruolo | Operazioni consentite |
|---|---|
| Amministratore | Gestione completa: dati dell'officina, utenti, email, backup e schede. |
| Accettazione | Gestione di clienti, veicoli e schede, comprese accettazione e lavorazioni. |
| Meccanico | Compilazione dei lavori eseguiti, operazioni, carburante e stato della scheda. |
| Sola consultazione | Accesso in sola lettura, senza modifica delle schede. |
Backup dei dati: importante
I dati sono salvati sul server di SAEMA, ma ogni officina deve conservarne anche una copia propria.
- Apri Officina → Backup e ripristino → Scarica backup.
- Il programma genera un file ZIP con clienti, veicoli, schede, interventi, foto e logo.
- Esegui il backup regolarmente, per esempio una volta a settimana.
- Conserva il file su una chiavetta oppure nel tuo servizio cloud.
Attenzione al ripristino: per importare un backup,
scegli il file, scrivi SOSTITUISCI e conferma.
L'operazione sostituisce i dati attuali. Utenti e password
non cambiano.
6. Domande frequenti e risoluzione dei problemi
Se una funzione non è disponibile o una comunicazione non parte, controlla prima i punti seguenti.
La email di prova non arriva
Controlla la cartella spam. Verifica server SMTP, porta, sicurezza e che il nome utente sia l'indirizzo email completo. Per Gmail serve una password per le app, non la password normale dell'account.
Il pulsante WhatsApp non compare
Verifica che nella scheda del cliente sia presente un numero
di telefono valido. Inseriscilo con il prefisso appropriato.
Per esempio: 333 1234567.
Il pulsante Email non compare
Controlla che l'indirizzo email sia presente nella scheda del cliente.
Non vedo il menu Officina
Il menu è visibile soltanto all'amministratore. Chiedi all'amministratore di verificare il tuo ruolo.
Ho dimenticato la password
L'amministratore può reimpostarla da Officina → Utenti. Se sei tu l'amministratore, contatta l'assistenza SAEMA.
Non riesco a modificare una scheda
Con il ruolo Sola consultazione le schede sono in sola lettura. Il ruolo Meccanico può modificare lavori, operazioni, carburante e stato della pratica, secondo le autorizzazioni previste.
Il PDF viene stampato su due pagine
Può accadere quando i testi sono molto lunghi. Prova ad accorciare le note e le descrizioni degli interventi.
La pagina non si aggiorna
Da computer premi Ctrl + F5. Da telefono chiudi e riapri la pagina.
