SAEMA Informatica
Gestionale · Guida all'uso
Manuale operativo
Gestionale SAEMA: guida all'uso passo passo
Dal primo accesso al rapporto di intervento firmato dal cliente: una guida pratica per titolari e collaboratori, con le procedure essenziali per gestire clienti, interventi, scadenze e promemoria.
In breve: il flusso di lavoro
01 · Prepara
Imposta una sola volta i dati dell'azienda, il logo, gli utenti e, se vuoi, la posta e il calendario.02 · Registra
Inserisci i clienti (anche da un file Excel), le loro sedi, gli apparati e i contatti.03 · Lavora
Annota ogni intervento, aggiungi i materiali usati e stampa il rapporto in PDF da far firmare al cliente.04 · Non dimenticare nulla
Scadenze, contratti, garanzie e promemoria ti arrivano per email e compaiono nel calendario, insieme ai tuoi appuntamenti di Google.Indirizzo del programma: https://gestionale.saemainformatica.it
Il programma funziona da computer, tablet e telefono, con qualsiasi browser aggiornato. Ogni azienda ha i propri dati, completamente separati da quelli delle altre.
In questa guida i menu si chiamano Clienti, Sedi, Apparati, Interventi e Scadenze. Il programma può essere adattato al tuo mestiere: se per esempio lavori con cantieri e impianti, troverai quei nomi al posto di Sedi e Apparati. Le procedure restano le stesse.
1. Primo accesso
Per entrare servono tre dati che ricevi da SAEMA: il codice azienda, l'email dell'amministratore e una password temporanea.
Apri il programma
Avvia il browser e visita gestionale.saemainformatica.it .
Inserisci codice azienda, email e password
Compila i tre campi e premi il pulsante di accesso.
Il codice azienda è una parola breve, per esempio rossi-impianti.
Attiva la verifica in due passaggi (2FA)
Per proteggere i dati, il programma chiede un secondo codice oltre alla password. Installa sul telefono un'app di autenticazione (per esempio Google Authenticator o Microsoft Authenticator), inquadra il codice QR mostrato a schermo e scrivi il codice a 6 cifre che compare nell'app. Nella stessa pagina trovi il link a una guida illustrata.
Scegli la tua password
Inserisci la password temporanea e poi una nuova password personale, lunga almeno 10 caratteri e non banale.
Ogni persona deve avere il proprio utente: non condividere le credenziali. Se cambi telefono o perdi l'accesso all'app, l'amministratore può azzerare il secondo passaggio dalla voce Utenti: al prossimo accesso lo riattivi con il nuovo telefono. Se sei tu l'amministratore, scrivi all'assistenza SAEMA.
Il menu principale
| Voce | A cosa serve |
|---|---|
| Home | Riepilogo di scadenze in arrivo, promemoria, interventi aperti, contratti e garanzie in scadenza. |
| Clienti | Anagrafica dei clienti, con sedi, contatti, apparati, interventi e scadenze. |
| Interventi | Elenco di tutti gli interventi, con ricerca e filtro per stato. |
| Apparati | Elenco di tutti gli apparati dei clienti, con ricerca. |
| Scadenze | Licenze, domini, certificati, garanzie e contratti da tenere d'occhio. |
| Promemoria | Note con una data, da fare entro un certo giorno. |
| Calendario | Appuntamenti di Google e voci del gestionale in un'unica vista. |
| Fornitori | Anagrafica dei fornitori. |
| Utenti, Dati, Registro, Impostazioni | Riservate all'amministratore: persone, importazione e backup, registro delle operazioni, configurazione. |
| Cerca… | Casella in alto: cerca in tutto il programma (clienti, apparati, interventi, fornitori). |
Per cambiare password, fai clic sul tuo nome in alto a destra. Dopo un'ora di inattività il programma ti disconnette da solo: ti basterà accedere di nuovo.
2. Configurare l'azienda e gli utenti
Si fa una sola volta, con l'utente amministratore. Tutto si trova nel menu Impostazioni.
Nome e dati dell'azienda
In Azienda e aspetto controlla il nome dell'azienda, che compare in alto a sinistra sotto la scritta «Gestionale». Compila poi i dati per il rapporto di intervento: indirizzo, città, partita IVA o codice fiscale, telefono, email e PEC. Saranno stampati nell'intestazione dei PDF.
Colore e logo
Scegli il colore principale e, se vuoi, carica il logo (PNG, JPG o WEBP, fino a 512 KB). Il logo compare nel menu in alto.
Premi Salva
Il pulsante è in fondo al modulo. Aggiorna la pagina per vedere subito le modifiche.
Tipi di cliente e campi aggiuntivi
Nella sezione dedicata ai clienti puoi elencare i tipi (uno per riga,
per esempio Scuola, Studio professionale, Privato) e aggiungere
campi personalizzati, scrivendo una riga per campo nella forma
Tipo | Etichetta. Un esempio: Scuola | Codice meccanografico.
Funzioni attive e terminologia
In Funzioni attive accendi o spegni i moduli che ti servono (per esempio le reti LAN/wifi e le credenziali). In Terminologia puoi scegliere un modello di partenza o cambiare i nomi delle voci (per esempio «Sede» in «Cantiere»).
Creare gli utenti
- Apri Utenti e premi il pulsante per aggiungerne uno nuovo.
- Inserisci nome e cognome, email (è anche il nome per accedere) e ruolo.
- Il programma mostra una password temporanea: comunicala alla persona. Al primo accesso dovrà sceglierne una propria e attivare il 2FA.
- Per i tecnici puoi decidere se possono vedere le password dei clienti, con la casella apposita.
I ruoli sono spiegati nella sezione 8.
↑ Torna all'indice iniziale3. Clienti, sedi e apparati
Inserire un nuovo cliente
Apri Clienti e premi il pulsante per aggiungere un cliente.
Compila l'anagrafica: ragione sociale, tipo, indirizzo, telefono, email. Se hai un contratto di assistenza, indica tipo e data di scadenza: il programma ti avviserà prima che scada.
Premi Salva. Si apre la scheda del cliente.
La scheda del cliente
In alto trovi le sezioni, che puoi aprire con un clic:
| Sezione | Contenuto |
|---|---|
| Panoramica | Anagrafica, contratto, note, contatti (referenti) e fornitori collegati. |
| Sedi e reti | Le sedi del cliente, con indirizzo e, se il modulo è attivo, le reti LAN e wifi. |
| Apparati | Computer, server, stampanti e altri dispositivi, con seriale, garanzia e posizione. |
| Credenziali | Password di server, router, servizi online. Sono cifrate e visibili solo a chi è autorizzato. |
| Interventi | Storico dei lavori svolti per quel cliente. |
| Scadenze | Licenze, domini, certificati e altro, con il pulsante per aggiungere anche un promemoria. |
Sedi e apparati
Aggiungi prima almeno una sede, poi gli apparati: ogni apparato appartiene a una sede. Usa i pulsanti «+ Nuovo …» nella sezione corrispondente. Se indichi la data di fine garanzia, la vedrai nella Home e nel calendario.
Credenziali
Le password sono salvate cifrate e non compaiono scritte. Per mostrarne una devi premere il pulsante apposito; per quelle contrassegnate come critiche il programma chiede di reinserire la tua password. Ogni visualizzazione viene registrata, e l'amministratore la vede nella Home e nel Registro.
Hai già un elenco clienti?
Non serve riscriverlo: puoi importarlo da un file Excel o CSV. Vedi la sezione 7.
4. Interventi e rapporto PDF
Registrare un intervento
Apri Interventi e premi Nuovo. Scegli il cliente (puoi cercarlo scrivendo il nome). In alternativa, apri la scheda del cliente, sezione Interventi, e premi il pulsante per aggiungerne uno.
Compila il modulo: data e ora, chi ha eseguito il lavoro, sede e apparato interessati, tipo di intervento (per esempio manutenzione, guasto, installazione), durata in minuti e descrizione del lavoro svolto.
Scegli lo stato e premi Salva. Dopo il salvataggio torni all'elenco.
Gli stati dell'intervento
Aperto → In corso → Chiuso → Fatturato
Gli interventi aperti e in corso compaiono nella Home e nel Calendario, così non ne perdi nessuno. Nel campo «Ore fatturabili» puoi indicare le ore da addebitare, che possono essere diverse dalla durata.
Il campo «Note interne» serve per appunti riservati a te e ai colleghi: non compare mai nel rapporto stampato per il cliente.
Il rapporto di intervento in PDF
Dall'elenco Interventi premi Dettagli sulla riga. Nella pagina dell'intervento, in Materiali utilizzati, aggiungi descrizione e quantità di ciò che hai usato (premi Aggiungi; con Togli cancelli una riga).
Premi Rapporto PDF. Si apre il documento con l'intestazione della tua azienda, i dati del cliente, la descrizione del lavoro, le ore di intervento e i materiali, con lo spazio per la firma del cliente.
Stampalo o salvalo. Puoi anche premere PDF direttamente nell'elenco. Nel rapporto non compaiono prezzi, note interne e password: accanto ai materiali c'è uno spazio vuoto per scrivere a mano un importo, se il cliente lo chiede.
Lo stato dei lavori e le ore
Per cambiare soltanto lo stato o le ore fatturabili senza riaprire tutto il modulo, usa il pulsante Stato e ore fatturabili nella pagina dell'intervento. È utile anche al personale d'ufficio, che prepara la fatturazione.
↑ Torna all'indice iniziale5. Scadenze, promemoria e calendario
Il programma ricorda al posto tuo ciò che ha una data: licenze, domini, certificati, garanzie, contratti e note personali.
Scadenze
Dalla scheda del cliente, sezione Scadenze, premi il pulsante per aggiungerne una. Scegli il tipo: Licenza, Dominio, Certificato, Garanzia, Canone / contratto o Altro.
Scrivi la descrizione, la data di scadenza e il preavviso in giorni (di solito 30). Se riguarda un apparato, indicalo.
Quando hai risolto, apri la scadenza e imposta lo stato su Gestita: sparisce dalla Home e non viene più segnalata. Il menu Scadenze mostra l'elenco di tutti i clienti; con Mostra anche le gestite vedi anche quelle già concluse.
I contratti in scadenza (entro 60 giorni) e le garanzie degli apparati compaiono automaticamente nella Home e nel Calendario, senza doverli inserire come scadenze.
Promemoria
Apri Promemoria → Nuovo promemoria, oppure usa il pulsante «Nuovo promemoria» nella sezione Scadenze di un cliente.
Scrivi cosa ricordare e la data. Se vuoi, collega il cliente e aggiungi qualche nota.
Quando hai finito premi Fatto. Con Mostra anche i fatti rivedi quelli conclusi, e con Riapri li riporti tra i promemoria da fare.
Il Calendario
La voce Calendario mostra tutto in una sola pagina, con colori diversi:
| Colore | Che cosa mostra |
|---|---|
| Blu | Appuntamenti del tuo Google Calendar (sola lettura) |
| Arancio | Scadenze, contratti e garanzie |
| Verde | Promemoria ancora da fare |
| Grigio | Interventi aperti o in corso |
- Con le caselle Mostra: in alto accendi e spegni ogni tipo. Il programma ricorda la tua scelta su questo browser.
- Le frecce e il pulsante Oggi ti spostano tra i mesi.
- Mese mostra la griglia; Elenco mostra le voci giorno per giorno ed è più comodo da telefono.
- Un clic su una voce del gestionale apre il cliente o l'intervento collegato.
6. Email automatiche e Google Calendar
Queste impostazioni sono facoltative, ma ti fanno risparmiare tempo: il programma ti manda ogni mattina un riepilogo e importa i tuoi appuntamenti. Si trovano in Impostazioni.
A. Il riepilogo via email
Nella sezione Promemoria, email e calendario procedi in due passaggi.
Posta in uscita
Inserisci i dati SMTP di una casella di posta dell'azienda (te li dà il provider della tua email): server, porta, sicurezza, utente e password. La password viene salvata cifrata e non viene più mostrata. Indica l'indirizzo mittente e salva con Salva posta.
Riepilogo email
Spunta l'invio automatico, scrivi a chi mandarlo (fino a 5 indirizzi,
separati da virgola) e dopo quanti giorni di anticipo vuoi essere avvisato,
per esempio 30, 7, 1, 0: un avviso a 30 giorni, uno a 7,
uno il giorno prima e uno il giorno stesso. Le voci scadute si ripetono
ogni 7 giorni finché non le segni come gestite.
Prova
Premi Invia email di prova per controllare che la posta funzioni. Con Invia il riepilogo adesso ricevi subito tutto ciò che è in vista. Il resto parte da solo, una volta al giorno al mattino.
Solo titoli, date e un collegamento per aprire la scheda nel programma.
B. I tuoi appuntamenti di Google nel Calendario
Il programma può leggere (senza modificarlo) il tuo Google Calendar. Serve un indirizzo segreto che Google genera per te:
Apri Google Calendar da computer, premi l'ingranaggio e poi Impostazioni.
A sinistra, sotto «Impostazioni per i miei calendari», scegli il calendario da usare e apri Integra calendario.
Copia l'Indirizzo segreto in formato iCal.
Nel Gestionale apri Impostazioni → Azienda e aspetto, incolla l'indirizzo nel campo Calendario di Google e premi Salva. Il programma verifica subito che funzioni e mostra «collegato».
Chi lo possiede può leggere il tuo calendario: non condividerlo. Nel Gestionale viene salvato cifrato e non viene mai mostrato. Per scollegarlo, spunta «Scollega il calendario di Google» e salva.
Gli appuntamenti si aggiornano da soli, al massimo ogni 10 minuti; nella pagina Calendario puoi forzare l'aggiornamento con Aggiorna ora. Può capitare che Google impieghi qualche minuto a rendere visibile un appuntamento appena creato. Gli appuntamenti Google sono visibili a tutti gli utenti dell'azienda.
C. Il Gestionale dentro il tuo Google Calendar (facoltativo)
Puoi anche fare il percorso inverso: in Promemoria, email e calendario → Calendario premi Attiva il calendario per ottenere un link privato. In Google Calendar scegli Altri calendari → + → Da URL, incolla il link e conferma: scadenze, contratti, garanzie e promemoria compaiono come eventi di un giorno, anche sul telefono. Google aggiorna questi calendari ogni qualche ora (a volte fino a 24). Se pensi che il link sia finito in mani sbagliate, creane uno nuovo con Crea un nuovo link: il vecchio smette di funzionare.
↑ Torna all'indice iniziale7. Importare, esportare e fare il backup
Tutto si trova nel menu Dati, riservato all'amministratore.
Importare clienti e fornitori da Excel
In Importa da Excel scegli che cosa importi (Clienti o Fornitori). Se non hai un file pronto, scarica il modello con istruzioni ed esempi.
Carica il file (Excel o CSV, fino a 25 MB) e premi Carica e mostra anteprima. Il programma riconosce i nomi di colonna più comuni, anche se il file viene da un altro programma.
Controlla l'anteprima: nulla viene scritto finché non confermi. Vedrai quante righe sono nuove, quante aggiornano dati già presenti e quali vengono scartate, con il motivo.
Esportare in Excel
In Esporta in Excel scarichi un file con clienti, fornitori, interventi, scadenze o apparati, da usare per elaborazioni o per passare i dati al commercialista.
Backup dei dati: importante
I dati sono salvati sul server e copiati ogni notte, ma è buona regola conservarne anche una copia tua.
- Apri Dati → Backup e ripristino → Scarica il backup.
- Il programma crea un file ZIP con tutti i dati dell'azienda.
- Salvalo con regolarità (per esempio una volta a settimana) su una chiavetta o nel tuo spazio cloud.
Ripristino: scegli il file ZIP, scrivi RIPRISTINA,
inserisci la tua password e conferma. I dati attuali vengono sostituiti da quelli del backup,
quindi usalo solo quando serve. Il backup si ripristina nello stesso programma
da cui è stato creato.
8. Ruoli e sicurezza
| Ruolo | Che cosa può fare |
|---|---|
| Amministratore | Tutto: utenti, impostazioni, dati e backup, registro delle operazioni, password dei clienti. |
| Tecnico | Gestisce sedi, reti, apparati e interventi; consulta clienti e fornitori; usa scadenze, promemoria e calendario. Vede le password dei clienti solo se l'amministratore lo abilita. |
| Ufficio | Gestisce clienti, contatti, fornitori, scadenze e promemoria, e aggiorna stato e ore fatturabili degli interventi; il resto lo consulta soltanto. Non vede mai le password. |
Come sono protetti i tuoi dati
- Accesso con password personale e verifica in due passaggi.
- Dopo alcuni tentativi sbagliati l'account si blocca per qualche minuto.
- Le password dei clienti sono cifrate; ogni volta che qualcuno le mostra, l'operazione viene registrata con nome e orario.
- Il Registro (solo amministratore) elenca le operazioni importanti: accessi, modifiche, esportazioni.
- Ogni azienda ha un database separato: nessuno vede i dati degli altri.
- Il collegamento è sempre protetto (HTTPS).
9. Domande frequenti e risoluzione dei problemi
Se qualcosa non funziona come previsto, controlla prima i punti seguenti.
Non riesco ad accedere
Verifica di aver compilato tutti e tre i campi: codice azienda, email e password. Per le sole persone che gestiscono la piattaforma esiste un altro ingresso, che per le aziende non va usato. Dopo diversi tentativi errati l'account si blocca per qualche minuto: attendi e riprova.
Il codice a 6 cifre non viene accettato
Controlla che data e ora del telefono siano impostate in automatico. Il codice cambia ogni 30 secondi e ogni codice si può usare una sola volta: attendi il successivo. Se hai perso il telefono, chiedi all'amministratore di azzerare il secondo passaggio dalla voce Utenti (se sei tu l'amministratore, scrivi all'assistenza SAEMA).
Ho dimenticato la password
L'amministratore può reimpostarla dalla voce Utenti. Se sei tu l'amministratore, contatta l'assistenza SAEMA.
Non vedo le voci Utenti, Dati o Impostazioni
Sono visibili solo all'amministratore. Se ti servono, chiedi di verificare il tuo ruolo.
Non vedo la sezione Credenziali, oppure le password
La sezione può essere disattivata per l'azienda (Impostazioni → Funzioni attive). Il personale d'ufficio non la vede mai; i tecnici la vedono solo se l'amministratore li ha abilitati.
Non riesco ad aggiungere un apparato
Serve prima almeno una sede per quel cliente: creala dalla sezione «Sedi e reti».
La email di prova non arriva
Controlla la cartella spam. Verifica server, porta, sicurezza, utente e password della casella (te li fornisce il gestore della tua posta). Con Gmail serve una «password per le app», non la password normale dell'account.
Gli appuntamenti di Google non compaiono
Controlla che accanto al campo del calendario compaia «collegato» e che la casella «Appuntamenti Google» sia spuntata nel Calendario. Premi Aggiorna ora. Se il programma segnala un errore, l'indirizzo potrebbe essere cambiato: copia di nuovo l'indirizzo segreto da Google Calendar e incollalo nelle Impostazioni.
Il PDF del rapporto non mostra i prezzi
È voluto: il rapporto non riporta prezzi, note interne né password. Accanto ai materiali c'è lo spazio per scrivere a mano un importo.
Ho cancellato o sbagliato dei dati
Se l'errore è recente, scrivi all'assistenza SAEMA: sul server ci sono i backup notturni. Per i tuoi file, usa il backup scaricato da te (sezione 7).
La pagina non si aggiorna dopo una novità
Da computer premi Ctrl + F5. Da telefono chiudi e riapri la pagina.
