Il percorso segue l'ordine in cui trovi le voci nel menu, che è pensato per rispecchiare i passaggi reali per costruire un orario da zero: prima le "fondamenta" (fasce orarie, classi, docenti...), poi le regole (disponibilità, vincoli), infine la generazione vera e propria dell'orario.
Se la tua scuola ha già i dati inseriti (perché stai già usando il sistema), puoi saltare direttamente alla sezione che ti serve.
1. Accesso
Vai all'indirizzo del servizio e inserisci email e password che ti sono state fornite. Se la tua scuola ha una sola sede, entri direttamente nella Dashboard. Se ha più sedi (archivi), dopo il login ti viene chiesto quale aprire — puoi cambiarla in qualsiasi momento dal menu "Archivi" (vedi punto 13).
2. Dashboard
La prima schermata che vedi dopo il login. Mostra un riepilogo rapido: quante classi, docenti, materie, aule e fasce orarie hai già inserito. È solo una vista d'insieme, non richiede azioni.
3. Fasce orarie
Prima cosa da fare, prima di qualsiasi altra anagrafica: definire le ore della giornata scolastica.
Come si fa:
- Vai su "Fasce orarie"
- Compila: Numero ora (1, 2, 3...), Ora inizio e Ora fine (es. 08:00 - 09:00)
- Clicca "Aggiungi"
- Ripeti per ogni ora della giornata (di solito 5 o 6 fasce, a seconda dell'orario della scuola)
Puoi eliminare una fascia già inserita con il pulsante corrispondente nell'elenco, se hai sbagliato qualcosa.
4. Classi
Qui inserisci le classi della scuola.
Come si fa:
- Vai su "Classi"
- Compila: Nome (es. "1A") e Indirizzo (facoltativo, es. "Liceo Scientifico" — utile per scuole superiori con più indirizzi)
- Clicca "Aggiungi"
Ripeti per tutte le classi. Puoi eliminarle dall'elenco se serve (occhio: eliminando una classe si eliminano anche le sue cattedre e il suo orario).
5. Docenti
L'anagrafica dei docenti, con alcune impostazioni che serviranno più avanti per la generazione automatica dell'orario.
Come si fa (inserimento singolo):
- Vai su "Docenti"
- Compila: Cognome (obbligatorio), Nome, Email, Ore cattedra max (di solito 18, o il monte ore contrattuale del docente)
- Se serve, spunta una o più di queste caselle:
- Orario su tutti i giorni della settimana: utile per i docenti a tempo pieno, forza l'algoritmo a distribuire le loro ore su ogni giorno, non concentrate su pochi giorni
- Evitare l'ultima ora del giorno: preferenza personale del docente
- Evitare la prima ora del giorno: idem, per chi preferisce non iniziare presto
Clicca "Aggiungi"
Come si fa (inserimento in blocco da Excel):
- Nella pagina Docenti, clicca "Importa da Excel"
- Carica un file .xlsx con queste colonne, nello stesso ordine: Cognome, Nome, Email, Ore cattedra max, Orario su tutti i giorni (scrivi "SI" o lascia vuoto), Evita ultima ora (SI/vuoto), Evita prima ora (SI/vuoto)
- Il sistema aggiunge i docenti nuovi e salta automaticamente quelli già presenti (stesso cognome e nome), quindi puoi anche ricaricare lo stesso file più volte senza creare doppioni
Con "Esporta in Excel" scarichi l'elenco attuale nello stesso formato — utile anche per portare gli stessi docenti da un archivio (sede) a un altro della stessa scuola: esporti da uno, importi nell'altro.
Modifica di un docente: clicca sul suo nome nell'elenco per cambiare i dati o le impostazioni in qualsiasi momento.
6. Materie
L'elenco delle materie insegnate.
Come si fa:
- Vai su "Materie"
- Scrivi il Nome (es. "Matematica", "Italiano")
- Clicca "Aggiungi"
Ripeti per ogni materia. Niente altro da configurare qui — le impostazioni più specifiche (limiti di ripetizione giornaliera) si trovano nella sezione Vincoli (punto 9).
7. Aule
Facoltativo, ma utile se vuoi anche assegnare le aule alle lezioni (es. laboratori, palestra).
Come si fa:
- Vai su "Aule"
- Scrivi Nome (es. "Aula 3", "Palestra") e Tipo (es. "normale", "laboratorio")
- Clicca "Aggiungi"
Se non ti interessa gestire le aule, puoi saltare questa sezione: il sistema funziona lo stesso senza.
8. Cattedre
Qui colleghi docente + classe + materia + ore settimanali. È il dato fondamentale che dice all'algoritmo "chi insegna cosa, a chi, per quante ore".
Come si fa:
- Vai su "Cattedre"
- Scegli dal menu a tendina: Docente, Classe, Materia
- Inserisci le Ore settimanali (es. 6 per Matematica, 2 per Storia)
- Clicca "Assegna"
Ripeti per ogni combinazione docente/classe/materia della scuola. È probabilmente il passaggio più lungo da inserire la prima volta (una scuola con 19 classi può avere oltre 200 cattedre), ma va fatto una sola volta: negli anni successivi basterà aggiornare solo le variazioni.
9. Disponibilità
Qui indichi, per ogni docente, le ore in cui non è disponibile a insegnare (es. part-time, altri impegni, giorni di riposo concordati).
Come si fa:
- Vai su "Disponibilità"
- Clicca sul nome del docente che ti interessa
- Si apre una griglia giorni/ore: spunta le caselle corrispondenti alle ore in cui il docente non è disponibile
- Clicca "Salva"
Importante sulla differenza tra i due usi:
- Durante la generazione automatica dell'orario, queste indisponibilità sono un vincolo assoluto: l'algoritmo non le violerà mai
- Durante l'assegnazione manuale in griglia (vedi punto 12), se provi comunque ad assegnare una lezione in un orario di indisponibilità dichiarata, il sistema ti avvisa ma non ti blocca — per lasciarti libero in casi eccezionali (es. un'urgenza)
10. Vincoli
Le impostazioni generali usate dalla generazione automatica per l'archivio (sede) su cui stai lavorando.
Quante volte al massimo una materia può comparire nello stesso giorno per la stessa classe. Il valore consigliato è 1 (una materia, una volta al giorno), ma puoi alzarlo se la tua scuola preferisce, ad esempio, due ore consecutive di una stessa materia in certi giorni.
Oltre quante ore "buche" (ore libere tra due lezioni nello stesso giorno) un docente viene evidenziato come "da controllare" nella pagina dei risultati dopo una generazione. Non blocca nulla, serve solo a farti notare subito i casi più critici da sistemare a mano.
Sotto le impostazioni generali trovi una tabella con tutte le materie della scuola: per ciascuna puoi impostare, con un menu a tendina, un limite di ripetizioni giornaliere diverso da quello generale. Per esempio: limite generale a 2, ma Religione (che di solito ha una sola ora a settimana) impostata a 1. Se lasci una materia su "Generale", segue il valore impostato sopra.
Clicca "Salva" per confermare le modifiche.
11. Sostituzioni
Per gestire le assenze dei docenti e trovare rapidamente chi può sostituirli.
Come si fa:
- Vai su "Sostituzioni"
- Scegli il Docente assente, la Data dell'assenza, e un Motivo facoltativo
- Clicca "Registra e assegna sostituti"
- Il sistema calcola da solo il giorno della settimana corrispondente a quella data, e ti mostra tutte le lezioni che quel docente avrebbe quel giorno
- Per ciascuna lezione, scegli un sostituto da un menu a tendina che elenca solo i docenti realmente liberi in quell'ora (chi insegna la stessa materia altrove è segnalato per comodità, ma la scelta finale è sempre tua)
- Clicca "Salva sostituzioni"
Dall'elenco delle assenze registrate puoi sempre tornare a modificare le sostituzioni, stamparle (per il foglio da mettere in sala insegnanti), o eliminare l'intera assenza se inserita per errore.
12. Orario
Qui costruisci e visualizzi l'orario vero e proprio. Ci sono tre modi di lavorarci:
A. Elenco classi/docenti
La pagina "Orario" mostra l'elenco di tutte le classi e di tutti i docenti: cliccando su una classe apri la sua griglia settimanale; cliccando su un docente vedi il suo orario personale.
B. Editor per singola classe
Aprendo l'orario di una classe, vedi una griglia (giorni in colonna, ore in riga). Per assegnare una lezione:
- Clicca su una cella vuota
- Scegli dal menu a tendina quale cattedra vuoi collocare lì (il sistema mostra anche quante ore di quella cattedra sono già state assegnate, es. "3/6 ore")
- Se vuoi, scegli anche l'aula
- Conferma
Il sistema controlla automaticamente conflitti: se il docente è già impegnato altrove in quell'ora, o se l'aula è già occupata, blocca l'assegnazione con un messaggio chiaro. Se il docente ha dichiarato indisponibilità per quello slot, ti avvisa ma non blocca.
Per rimuovere una lezione già inserita, clicca sul pulsante di eliminazione nella cella corrispondente.
C. Tabellone (vista d'insieme con trascinamento)
Dal menu Orario, il link "Vedi il tabellone" apre una vista con tutte le classi insieme, organizzate per giorno. Da qui puoi:
- Cliccare sul nome di una classe per aprirne l'editor dettagliato
- Trascinare una lezione su un'altra cella della stessa classe per spostarla (se la cella è vuota) o scambiarla (se è occupata da un'altra lezione)
Anche qui, ogni spostamento viene controllato: se creerebbe un conflitto (docente o aula già impegnati altrove), lo spostamento viene rifiutato con un messaggio, e nulla viene modificato.
Esportazione e stampa
Da ogni pagina orario (classe singola, docente singolo, o tutte insieme) trovi i pulsanti per:
- Esportare in Excel (un foglio per classe/docente)
- Esportare in PDF
- Stampare direttamente dal browser
13. Genera orario
La generazione automatica assistita: il sistema prova a costruire l'orario da solo, rispettando le indisponibilità dei docenti e le preferenze/vincoli impostati.
Come si fa:
- Vai su "Genera orario"
- Scegli l'ambito: tutte le classi, oppure solo alcune (selezionandole dall'elenco)
- Scegli i giorni settimanali (5 = lunedì-venerdì, 6 = lunedì-sabato) — se cambi questo valore rispetto a prima, le lezioni già inserite nei giorni non più previsti vengono rimosse, e te ne viene dato avviso
- Decidi se sovrascrivere le lezioni già presenti (spunta l'apposita casella) o mantenerle e far completare all'algoritmo solo gli spazi vuoti
- Clicca "Genera orario"
Cosa vedi al termine:
- Quante ore sono state collocate su quante totali
- Se ci sono cattedre non completate (ore che l'algoritmo non è riuscito a piazzare automaticamente) — in questo caso vanno completate a mano dalla griglia
- Un elenco di eventuali docenti da controllare, che superano la soglia di ore buche impostata nei Vincoli
14. Archivi
Solo se la scuola ha più sedi/plessi. Ogni archivio è completamente indipendente: ha le proprie classi, docenti, materie, aule e orario.
Come si fa:
- Da questa pagina vedi l'elenco degli archivi della scuola, con la possibilità di crearne uno nuovo (dai il nome della sede), rinominarlo, o eliminarlo (solo se ce n'è più di uno)
- Per passare da un archivio all'altro, clicca "Apri" accanto a quello che ti interessa
15. Pannello di controllo
Riservato a chi ha accesso "Segreteria" (non visibile a chi ha accesso di sola consultazione). Contiene due funzioni.
Backup
Scarica un file Excel con tutti i dati della scuola (docenti, classi, materie, aule, cattedre) su tutti gli archivi, in un unico file. Non include la griglia oraria visiva (quella si esporta separatamente dalla pagina Orario).
Ripristina da backup
Carica lo stesso tipo di file scaricato con "Backup" per ricreare i dati nell'archivio attualmente selezionato. I dati già presenti (stesso nome) non vengono duplicati. Se il file contiene più archivi, il sistema ti chiede di specificare il nome esatto di quale ripristinare.
Utenti
Gestisci chi può accedere al sistema per la tua scuola:
- Segreteria: accesso completo (può modificare tutto) — massimo 2 utenti
- Sola consultazione: può solo vedere le pagine, nessuna modifica possibile — massimo 3 utenti, utile per dare un accesso ai docenti che vogliono solo controllare l'orario
Per ogni utente puoi anche reimpostare la password o eliminarlo (non puoi eliminare te stesso, né lasciare la scuola senza nessun utente con accesso in modifica).
16. Guida
Una versione più sintetica di questa stessa spiegazione, sempre disponibile online dal menu, per una consultazione rapida senza dover riaprire il PDF.
Riepilogo del percorso consigliato per iniziare da zero
- Fasce orarie
- Classi
- Docenti (anche in blocco da Excel, se disponibile)
- Materie
- Aule (se servono)
- Cattedre (il passaggio più lungo)
- Disponibilità dei docenti
- Vincoli (facoltativo, i valori di default vanno bene per iniziare)
- Genera orario
- Completa a mano dalla griglia o dal tabellone le eventuali ore non collocate automaticamente
Da lì in poi, l'uso quotidiano riguarda soprattutto le Sostituzioni (per le assenze) e piccoli aggiustamenti manuali sull'Orario.
Per vostra comodità e possibile scaricare il PDF dal seguente link: Guida completa a Orario Scuole Saema.pdf
Come determinare i vincoli per generare un orario corretto. Scaricare il PDF dal seguente link: Guida parametri orario.pdf
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