Gestione Associazioni: il software per l'associazione culturale

1. Il software Gestione Associazioni

Gestire un'associazione significa tenere insieme tante informazioni: l'elenco dei soci, le tessere, le quote versate, i corsi con i loro iscritti, le lezioni, le presenze, i docenti, le gite e le comunicazioni. Spesso tutto questo è sparso tra schede di carta, fogli di calcolo e documenti di testo.

Gestione Associazioni riunisce queste informazioni in un unico programma, accessibile dal browser da qualsiasi computer e da casa, senza nulla da installare.

Il programma è stato progettato a partire dall'esperienza di una Università della Terza Età e si adatta anche ad altri tipi di associazione: il nome del periodo di attività (anno accademico, anno sociale, stagione…) si sceglie nelle impostazioni.

2. Funzioni principali del software per associazioni

Gestione Associazioni mette a disposizione le funzioni necessarie al lavoro quotidiano della segreteria, dall'iscrizione del socio alla chiusura dell'anno.

3. Soci e tessere

Anagrafica dei soci

Per ogni socio si registrano i dati anagrafici e di contatto, il numero di tessera, la data di firma dell'informativa privacy e i consensi. Gli unici dati obbligatori sono cognome e nome.

Categorie e quote

È possibile definire categorie di socio (per esempio ordinario e sostenitore) ciascuna con la propria quota. L'iscrizione è riferita al periodo di attività, con la quota del momento.

Importazione da Excel e rinnovo in blocco

Chi ha già un elenco dei soci può caricarlo da un file Excel: i soci già presenti vengono riconosciuti e non duplicati. All'inizio del nuovo periodo il rinnovo in blocco permette di riscrivere i soci dell'anno precedente con pochi clic.

Tessera con codice QR

Le tessere si stampano in PDF, in formato carta di credito e 10 per foglio. Il codice QR contiene soltanto un codice, mai dati personali, e può essere letto da un lettore USB per registrare le presenze.

4. Quote, ricevute e incassi

Ogni quota, di tessera, di corso o di evento, ha il suo stato pagata o da pagare, che la segreteria aggiorna con un clic.

• ricevute PDF numerate per anno solare, emesse su richiesta e annullabili senza perdere la numerazione;
• elenco delle quote da incassare, per socio, con totale, stampa ed esportazione in Excel;
• promemoria via email a chi ha ancora quote da versare;
• registro delle ricevute emesse, con totale per anno.

5. Corsi, calendario e presenze

Corsi e iscrizioni

Ogni corso ha titolo, docente, giorno e orario, aula, periodo di svolgimento, quota e numero massimo di posti. Il programma segnala le sovrapposizioni di docente, aula o socio. Quando il corso è completo, i nuovi iscritti vanno in lista d'attesa e possono essere promossi appena si libera un posto. A inizio periodo i corsi si possono copiare dall'anno precedente.

Calendario delle lezioni

Dopo aver caricato festività e chiusure, il programma genera le lezioni di ogni corso saltando i giorni di sospensione. Il calendario mensile mostra tutte le lezioni, con stampa.

Presenze e frequenza

Le presenze si registrano a mano oppure passando la tessera sul lettore QR. Il registro mostra per ogni iscritto le presenze e la percentuale di frequenza, con stampa ed esportazione in Excel. Le ore svolte di ogni corso sono calcolate automaticamente.

6. Docenti, compensi e rimborsi spese

L'anagrafica dei docenti distingue tre tipi di rapporto: volontario, professionista con partita IVA e collaboratore occasionale. I dati fiscali (partita IVA, codice fiscale, IBAN) sono controllati dal programma e visibili solo alla segreteria.

• compensi calcolati sulle ore di lezione svolte, a ora o a corso, con importo lordo;
• stati da fatturare, fatturato e pagato, con importo congelato al momento della fattura del docente;
• prospetto stampabile per ogni docente, con i dati utili alla fattura;
• rimborsi spese per docenti e volontari che anticipano materiali o viaggi.

Ritenute e contributi non sono gestiti dal programma e restano al commercialista.

7. Eventi e gite

Conferenze, gite, laboratori e feste hanno una pagina propria, con data, luogo, quota di partecipazione e posti disponibili.

• iscrizione dei soci e degli ospiti non soci, legati al socio che li accompagna;
• lista d'attesa quando i posti sono finiti;
• incasso delle quote e ricevuta PDF;
• elenco firme per l'ingresso ed esportazione in Excel.

8. Comunicazioni e promemoria via email

L'associazione collega la propria casella di posta e può scrivere ai soci direttamente dal programma: a tutti, agli iscritti del periodo, a chi frequenta un corso o partecipa a un evento.

• ogni socio riceve un messaggio personale, con il proprio nome: gli altri destinatari non si vedono;
• le comunicazioni partono solo verso chi ha dato il consenso registrato nella scheda;
• i promemoria di pagamento sono comunicazioni di servizio;
• il registro degli invii mostra l'esito per ogni socio.

9. Utenti, privacy e copie di sicurezza

Accessi e ruoli

Il programma prevede tre tipi di accesso: la segreteria, che può modificare tutto; la sola consultazione, che può vedere, stampare ed esportare senza cambiare nulla e senza accedere ai dati fiscali; il docente, che vede solo i propri corsi.

Privacy

Nelle impostazioni è disponibile una bozza di informativa privacy con anteprima stampabile, da verificare e adattare a cura del titolare del trattamento. Il codice fiscale del socio è facoltativo e i dati di ogni associazione sono separati da quelli delle altre.

Copia di sicurezza

Con un clic si scarica una copia completa dei dati dell'associazione e, quando serve, si ripristina da quel file.

Guida in linea

Il programma contiene una guida passo passo, stampabile, con una parte dedicata ai docenti e il rimando alla sezione giusta da ogni pagina.

10. A chi è rivolto Gestione Associazioni

Il software è pensato per le associazioni che organizzano corsi, incontri e iniziative per i propri soci. In particolare per:

• Università della Terza Età e università popolari;
• associazioni culturali e circoli;
• associazioni di promozione sociale;
• associazioni che organizzano corsi, laboratori, conferenze e gite.

Le funzioni che non servono (corsi, docenti, eventi) si possono disattivare, e scompaiono dal menù.

11. Come iniziare a gestire l'associazione online

Per un'associazione che parte da zero, il percorso consigliato è il seguente:

12. Prezzi di Gestione Associazioni

Il programma si paga con un canone annuale fisso, senza costi per singola funzione e senza spese a consumo. Il canone comprende l'uso del programma online, gli aggiornamenti, le copie di sicurezza e l'assistenza.

• il primo mese è gratuito, per provare il programma con i dati della propria associazione;
• l'importazione assistita dei dati (soci, corsi, docenti) è un servizio facoltativo, a partire da 90 € + IVA una tantum.

13. Domande frequenti sul software Gestione Associazioni

SAEMA Informatica

SAEMA Informatica sviluppa soluzioni e servizi informatici per scuole, associazioni e piccole attività.

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