Guida a Gestione Associazioni: come usare il programma passo passo

1. Come funziona il programma

Il programma si usa dal browser, come un sito. Ogni associazione ha i propri dati, separati da quelli delle altre.

Accesso. Si apre l'indirizzo del programma, si scrivono email e password e si preme Entra. Per uscire si preme Esci in alto a destra. Accanto al pulsante compaiono il nome dell'associazione e il periodo corrente.

Registrare una nuova associazione. Nella pagina di accesso c'è il link Nuova associazione? Registrati: si indicano nome, email e una password di almeno 8 caratteri. L'account resta in attesa finché l'amministratore del programma (SAEMA) non lo attiva.

Il menù. In alto, sotto il logo, trovi le voci principali. Alcune compaiono solo se il modulo è attivo (vedi Impostazioni).

• Riepilogo: i numeri principali, le lezioni dei prossimi 7 giorni, i prossimi eventi e i soci da rinnovare.
• Soci, Corsi, Calendario, Docenti, Eventi: l'anagrafica e l'attività.
• Email: messaggi ai soci e promemoria (solo segreteria).
• Ricevute: elenco delle ricevute emesse.
• Anni accademici: il nome cambia in base a come chiami il periodo (Stagione, Anno sociale…).
• Utenti e Impostazioni: chi può entrare e come è configurata l'associazione.
• Guida: questa pagina. In alto a destra di ogni pagina trovi anche il rimando alla parte della guida che la riguarda.

Tre tipi di account.

Come si legge una pagina. I pulsanti pieni (blu scuro) eseguono l'azione principale; quelli con bordo sono azioni secondarie; quelli rossi eliminano o annullano e chiedono sempre conferma. Dopo ogni operazione compare in alto un messaggio verde (riuscita), giallo (attenzione) o rosso (errore): leggilo, spiega cosa è successo.

2. Prima configurazione

Fai questi passi una volta sola, nell'ordine indicato, prima di inserire i soci.

2.1 Impostazioni dell'associazione

Vai in Impostazioni e compila:

• Nome dell'associazione: compare in alto e sui documenti.
• Indirizzo della sede e Codice fiscale dell'associazione: servono per le ricevute.
• Nota in calce alle ricevute (facoltativa): una frase stampata in fondo a ogni ricevuta. Eventuali diciture su IVA o imposta di bollo vanno concordate con il commercialista: il programma stampa solo ciò che scrivi.
• Come chiamate il periodo di attività? Scegli Anno accademico, Anno sociale, Anno sportivo, Anno scolastico, Stagione, Anno oppure Altro…. Cambia solo le scritte.
• Moduli attivi: spunta quelli che usi: Corsi e iscrizioni ai corsi, Docenti / istruttori, Eventi e gite. I moduli spenti spariscono dal menù. L'opzione La tessera comprende i corsi rende gratuite per i soci le iscrizioni ai corsi; un corso con contributo extra si gestisce scrivendo l'importo nella quota del corso.
• Testo dell'informativa privacy: è una bozza che va verificata e adattata dal titolare del trattamento. Il pulsante Anteprima informativa mostra la pagina stampabile.

Premi Salva impostazioni.

2.2 Categorie di socio (facoltative)

Nella stessa pagina, Categorie di socio: crea per esempio Ordinario, Sostenitore, Ridotto, ognuna con la sua quota. Se lasci vuota la quota, vale quella del periodo. Se non crei categorie, tutti pagano la quota del periodo. Una categoria già usata non si elimina: puoi togliere la spunta attiva.

2.3 Il primo periodo

Vai nella voce del periodo (es. Anni accademici) e compila Nome (es. 2026/2027), Inizio, Fine e Quota tessera base; premi Aggiungi. Poi premi Imposta come corrente sul periodo giusto: tutte le iscrizioni nuove saranno riferite a quello. Le date servono anche al calendario delle lezioni.

La quota tessera modificata dopo vale solo per le nuove iscrizioni: quelle già registrate mantengono l'importo di allora. Un periodo senza iscritti si può eliminare.

2.4 Festività

Se usi i corsi, apri Calendario → Festività e chiusure e premi Carica per il periodo corrente (con la spunta sul 28 aprile se serve). Aggiungi poi patrono, vacanze di Natale e altre chiusure. Vedi la sezione 6.

3. Soci

3.1 Inserire un nuovo socio

In Soci premi + Nuovo socio. Obbligatori solo Cognome e Nome; gli altri dati (data e luogo di nascita, codice fiscale, email, telefono, indirizzo, CAP, comune) sono facoltativi. Raccogli il codice fiscale solo se ti serve, per esempio per le ricevute.

• N. tessera: lo assegna il programma (progressivo). Puoi scriverne uno a mano, purché non sia già usato.
• Privacy: indica la data in cui il socio ha firmato informativa e consenso, e spunta Consenso a ricevere comunicazioni via email e Consenso a foto/riprese solo se li ha dati.
• Iscrivi subito: spuntando questa casella iscrivi il socio al periodo corrente, scegli la categoria e, se ha già pagato, spunta Quota già pagata.

Premi il pulsante di salvataggio in fondo al modulo.

3.2 Importare i soci da Excel

Per partire con un elenco già esistente: Soci → Importa Excel.

1. Premi Scarica il modello Excel e compila il file (o adatta il tuo).
2. La prima riga deve contenere le intestazioni. Obbligatorie Cognome e Nome; facoltative Data nascita, Luogo nascita, Codice fiscale, Email, Telefono, Indirizzo, CAP, Comune, N. tessera.
3. Scegli il file (.xlsx, massimo 5 MB). Spunta Iscrivi i nuovi soci all'anno… se vuoi iscriverli subito al periodo corrente (la quota risulterà da incassare).
4. Premi Importa.

Chi è già presente (stessi cognome, nome e data di nascita) viene saltato: puoi ricaricare lo stesso file senza creare doppioni. Al termine il programma indica quanti soci ha aggiunto e quanti, già presenti, ha saltato.

3.3 Cercare e filtrare

Nell'elenco usa la casella di ricerca (cognome, nome, tessera, email) e il filtro: Non iscritti al periodo oppure Quota da incassare. Esporta Excel scarica l'elenco.

3.4 La scheda del socio

Clicca il nome per aprire la scheda. In basso vedi le iscrizioni ai periodi e ai corsi.

• Iscrivere al periodo: scegli la categoria, spunta Quota già pagata se serve e premi Iscrivi.
• Segnare come pagata (o di nuovo da pagare) una quota: basta il pulsante accanto all'iscrizione.
• Ricevuta PDF: compare per le quote pagate (vedi sezione 10).
• Tessera PDF: una tessera in formato carta di credito, con logo, numero e codice QR.
• Rimuovi: toglie l'iscrizione al periodo.

Un socio che non frequenta più si disattiva togliendo la spunta Socio attivo: resta nell'archivio ma non compare nei rinnovi e nelle email. Elimina cancella il socio con tutte le sue iscrizioni: usalo solo per errori di inserimento. Le ricevute già emesse restano.

3.5 Stampare le tessere

Da Soci: Stampa tessere (pagate) produce le tessere dei soci con la quota pagata, 10 per foglio A4; Tessere (tutti gli iscritti) include anche chi deve ancora pagare. Il QR contiene solo un codice (associazione e numero tessera), mai dati personali: serve a registrare le presenze con un lettore.

3.6 Rinnovo in blocco

A inizio periodo, dopo aver creato il nuovo periodo e averlo impostato come corrente, apri Soci → Rinnovo in blocco. Vedi i soci del periodo precedente non ancora rinnovati: seleziona quelli da rinnovare (o Seleziona tutti) e premi Rinnova i soci selezionati. Il rinnovo mantiene la categoria dell'anno prima, con la quota attuale, da incassare. Anche il Riepilogo ti ricorda quanti soci mancano.

4. Docenti

Se il modulo Docenti / istruttori è attivo, in Docenti trovi l'elenco, filtrabile per tipo di rapporto, con il numero di corsi del periodo. + Nuovo docente apre la scheda.

4.1 Tre tipi di rapporto

Il modulo mostra solo i campi adatti al tipo scelto. Il programma controlla partita IVA, codice fiscale e IBAN e ti avvisa se qualcosa non torna.

4.2 Compenso concordato

Per chi è retribuito scegli a ora oppure a corso e scrivi l'importo in euro. È la base dei calcoli nella sezione Compensi (sezione 8). Il docente emette fattura o ricevuta all'associazione: il programma registra i dati e il compenso, non emette documenti fiscali. Regime e ritenute vanno concordati con il commercialista.

4.3 Attivo, non attivo, eliminazione

Togli la spunta Docente attivo se non insegna più: non comparirà più nella scelta dei nuovi corsi ma resta nello storico. Un docente non si può eliminare se ha corsi, un account collegato o compensi e rimborsi registrati: in questi casi disattivalo.

I dati fiscali (codice fiscale, partita IVA, IBAN, compenso) sono visibili solo alla segreteria.

5. Corsi e iscrizioni

5.1 Creare i corsi

In Corsi scegli il periodo e premi + Nuovo corso. Compila:

• Titolo (obbligatorio) e Docente (puoi lasciarlo «— da assegnare —» e sceglierlo dopo).
• Giorno, Dalle e Alle: l'orario settimanale. Aula.
• Primo giorno di lezione e Ultimo giorno: servono per generare il calendario.
• Quota in euro. Se nelle Impostazioni hai scelto La tessera comprende i corsi, il campo diventa Contributo extra: 0 se il corso è compreso.
• Posti massimi: vuoto = nessun limite.
• Descrizione e la spunta Corso attivo.

A inizio periodo, il pulsante Copia i corsi dall'anno precedente ricrea tutti i corsi: poi correggi date, docenti e quote.

Il programma ti avvisa se un docente, un'aula o un socio risultano sovrapposti nello stesso orario.

5.2 Iscrivere i soci

Apri il corso e, nel riquadro Iscrivi un socio, scegli il socio: compaiono solo i soci con la tessera del periodo. Spunta Quota già pagata se ha pagato e premi Iscrivi al corso.

Se il corso è al completo il socio va in lista d'attesa. Quando si libera un posto (perché rimuovi un iscritto o aumenti i posti massimi) usa Passa a iscritto accanto al nome in attesa.

Se un socio non compare nell'elenco, probabilmente non è iscritto al periodo corrente: iscrivilo dalla sua scheda (sezione 3.4).

5.3 Incassi e documenti del corso

Nell'elenco iscritti ogni quota ha il suo stato pagata o da pagare, con i pulsanti Segna pagata / Segna da pagare, Ricevuta PDF (se pagata) e Rimuovi. In alto trovi Elenco stampabile (con una colonna per le firme) ed Esporta Excel.

6. Calendario, festività e presenze

6.1 Festività e chiusure

In Calendario → Festività e chiusure elenchi i giorni in cui non si fa lezione: quando generi il calendario di un corso, il programma salta quei giorni.

• Carica le festività nazionali: inserisce Capodanno, Epifania, Pasqua e Pasquetta, 25 aprile, 1° maggio, 2 giugno, Ferragosto, Ognissanti, Immacolata, Natale e Santo Stefano per gli anni del periodo corrente. Con la spunta Includi il 28 aprile (Sa die de sa Sardigna) aggiunge anche quella data. Puoi ripetere il comando senza creare doppioni.
• Aggiungi un giorno o un periodo di chiusura: scrivi la descrizione (es. «Patrono», «Vacanze di Natale»), la data Dal e, per un periodo, Al; lascia Al vuoto per un solo giorno.
• Rimuovi toglie una riga dall'elenco.

Carica le festività prima di generare le lezioni. Se aggiungi una chiusura dopo, le lezioni già create non cambiano: annullale a mano (6.2).

6.2 Generare e gestire le lezioni

Nella pagina di un corso, sezione Lezioni e presenze:

1. Controlla che il corso abbia giorno della settimana, orario e date di inizio e fine.
2. Premi Genera le lezioni: viene creata una lezione per ogni giorno della settimana indicato, tra le due date, saltando festività e chiusure. Si può ripetere senza duplicare.
3. Nell'elenco delle lezioni, Annulla segna una lezione come annullata (non conta nelle ore); Ripristina la rimette; Elimina è possibile solo se non ci sono presenze registrate.
4. Lezione extra (recupero) aggiunge una lezione in una data fuori calendario.

Sopra l'elenco vedi le ore svolte su quelle previste: contano le lezioni non annullate già trascorse (oggi compreso). Sono le ore usate per i compensi.

6.3 Il calendario mensile

La voce Calendario mostra le lezioni del mese con le frecce per scorrere, Oggi per tornare al mese corrente e Stampa. I giorni di chiusura sono evidenziati. Il Riepilogo mostra le lezioni dei prossimi 7 giorni.

6.4 Registrare le presenze

Dal calendario, dal Riepilogo o dalla pagina del corso apri la lezione con Presenze. Si può fare in due modi:

• A mano: spunta i presenti nell'elenco e premi Salva le presenze. Tutti presenti spunta tutti in un colpo.
• Con il numero di tessera o il lettore QR: clicca nella casella Numero tessera o lettore QR, scrivi il numero (o passa la tessera sul lettore USB, che scrive il codice e preme Invio da solo) e premi Segna presente.

Le presenze si registrano dal giorno della lezione: prima la pagina è in sola lettura. Una lezione annullata non ammette presenze. I soci iscritti al corso sono quelli dell'elenco.

6.5 Registro e frequenza

Il Registro presenze del corso (link nella pagina del corso) mostra per ogni iscritto le presenze su tutte le lezioni e la percentuale di frequenza, con le lezioni e le ore svolte. Ha i pulsanti Stampa ed Esporta Excel.

7. Area docente

Ogni docente può avere un proprio accesso, limitato a ciò che gli serve.

7.1 Creare l'accesso (segreteria)

1. Il docente deve già essere in anagrafica (sezione 4).
2. Vai in Utenti → Aggiungi utente: scrivi l'email del docente, una password iniziale di almeno 8 caratteri, scegli il ruolo Docente (area docente) e il docente corrispondente nell'elenco.
3. Comunica al docente email e password; potrà cambiarla da Password nel menù.

C'è un solo account per docente.

7.2 Cosa vede e cosa può fare il docente

• Il menù ha solo tre voci: I miei corsi, Password e Guida.
• Vede i corsi del periodo corrente che gli sono assegnati, con iscritti, ore svolte e lezioni.
• Di ogni iscritto vede solo nome e numero di tessera: nessun contatto, indirizzo o dato di pagamento.
• Può registrare le presenze (a mano o col lettore) dal giorno della lezione e consultare il registro con la frequenza.
• Non può modificare soci, quote, corsi o altro.

Se il docente vede «Il tuo account non è ancora collegato a un docente» o «Non c'è un periodo corrente», deve rivolgersi alla segreteria: manca il collegamento o va impostato il periodo corrente.

8. Compensi dei docenti e rimborsi spese

Queste pagine sono riservate alla segreteria e richiedono il modulo Docenti. Si aprono dai pulsanti Compensi e Rimborsi spese nella pagina Docenti.

8.1 Come si calcola il compenso

Il compenso si calcola solo sulle ore di lezione svolte (non sulla preparazione) e solo per i docenti retribuiti.

• A ora: ore svolte × tariffa oraria del docente.
• A corso: l'importo fisso indicato nella scheda del docente.

Gli importi sono lordi: ritenute e contributi non sono gestiti dal programma e restano al commercialista.

8.2 La pagina Compensi

Scegli il periodo in alto. Ogni riga è un corso con un docente retribuito e mostra ore svolte, tariffa, importo e stato. In cima vedi i totali da fatturare, fatturato, da pagare e pagato.

Per un docente, clicca il nome per aprire il prospetto: i corsi, le ore, gli importi, il totale lordo e i dati per la fattura (rapporto, ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, regime, IBAN) più i rimborsi. Si stampa con Stampa. Esporta Excel scarica tutti i compensi del periodo.

Un corso con compenso fatturato non si può eliminare finché non annulli la fatturazione.

8.3 Rimborsi spese

Per docenti e volontari che anticipano spese (materiale, viaggi):

1. In Rimborsi spese scegli la persona, scrivi la descrizione, l'importo e la data e premi Registra.
2. Quando rimborsi, premi Pagato: il rimborso passa a pagato con la data di oggi. Da pagare lo riporta indietro, Elimina lo cancella.

In alto vedi il totale ancora da pagare, che compare anche nella pagina Compensi.

9. Eventi e gite

Conferenze, gite, laboratori e feste hanno una pagina propria, attivabile in Impostazioni (Eventi e gite). Ogni evento ha una quota di partecipazione e un numero di posti.

9.1 Creare un evento

In Eventi premi + Nuovo evento e compila Titolo e Data (obbligatori), Ora, Luogo, Quota di partecipazione (0 se gratuito), Posti massimi (vuoto = nessun limite) e Descrizione. Salva: si apre la pagina dell'evento, dove iscrivi i partecipanti. L'elenco ha il filtro Prossimi, Passati, Tutti. Togliendo la spunta Evento attivo l'evento esce dal Riepilogo.

9.2 Iscrivere i partecipanti

Nella sezione Partecipanti:

• Un socio: sceglilo dall'elenco e premi Iscrivi. Spunta già pagata (e, se vuoi, scrivi il metodo, ad esempio «Contanti» o «Bonifico») se ha già pagato. Se il socio non ha la tessera del periodo corrente il programma ti avvisa, ma lo iscrive.
• Un ospite non socio: scrivi nome e telefono e, in Portato da…, il socio che lo accompagna. Premi Aggiungi ospite. Gli ospiti non hanno scheda: restano legati all'evento.

Se i posti sono finiti, il nuovo partecipante va in lista d'attesa. Quando si libera un posto, premi Iscrivi accanto al suo nome: passa a iscritto con la quota dell'evento. Chi è in attesa non ha quota da incassare.

9.3 Incassi, ricevute, elenchi

• Segna pagata / Segna da pagare per ogni partecipante.
• Ricevuta: compare per le quote pagate maggiori di zero ed emette (o riapre, se già emessa) la ricevuta PDF. Per un ospite la ricevuta è intestata al socio che lo ha portato, con il nome dell'ospite nella causale; se non c'è un socio di riferimento, è intestata all'ospite.
• Elenco firme (stampa): l'elenco per l'ingresso, con colonna firma e indicazione del pagamento.
• Esporta Excel: partecipanti, telefoni, stato e quote.
• Rimuovi toglie un partecipante; Elimina evento cancella l'evento con tutte le iscrizioni (chiede conferma).

Le quote non pagate di un evento compaiono tra le quote da incassare del socio, o del socio che ha portato l'ospite (sezione 10.2).

10. Ricevute e quote da incassare

10.1 Le ricevute

Il programma emette ricevute su richiesta, per una quota già segnata come pagata: dalla scheda del socio (tessera), dall'elenco iscritti di un corso o dalla pagina di un evento, con il pulsante Ricevuta PDF o Ricevuta.

• Ogni ricevuta ha un numero progressivo per anno solare (es. 12/2026) che non viene mai riusato.
• Contiene i dati dell'associazione (nome, sede, codice fiscale), quelli dell'intestatario come erano al momento dell'emissione, la causale, l'importo, il metodo di pagamento e, in fondo, la nota che hai scritto nelle Impostazioni. Il testo dell'importo è scritto anche in lettere.
• Richiedendola di nuovo per la stessa quota, il programma riapre quella già emessa: non crea doppioni.
• Annulla (nell'elenco Ricevute): la ricevuta resta in archivio, segnata come annullata e con filigrana, e il suo numero non si riusa. Se la quota va incassata di nuovo, potrai emetterne una nuova.
• La voce Ricevute del menù mostra l'elenco dell'anno solare scelto, con il totale (annullate escluse) e il link PDF.

Le ricevute restano valide anche se in seguito il socio viene modificato o eliminato. Il programma non emette fatture: eventuali diciture fiscali vanno concordate con il commercialista.

10.2 Quote da incassare

Si apre da Soci → Quote da incassare o dal Riepilogo. Scegli il periodo: per ogni socio vedi che cosa manca, con il totale.

• Tessera del periodo non pagata.
• Corsi del periodo in cui è iscritto e la quota non è pagata (chi è in lista d'attesa non conta).
• Eventi non pagati, anche per gli ospiti che ha portato.

La pagina si stampa (Stampa) e si esporta (Esporta Excel). Il pulsante Invia promemoria per email manda a tutti un avviso: vedi la sezione 11.

11. Email ai soci e consenso

La voce Email è riservata alla segreteria.

11.1 Collegare la posta (una volta sola)

In Email → Impostazioni della posta inserisci i dati SMTP forniti dal tuo provider di posta:

La password viene salvata cifrata e non compare più a video: lasciando vuoto il campo la password salvata resta invariata. Premi Salva, poi Invia messaggio di prova a un tuo indirizzo per verificare che tutto funzioni.

11.2 Il consenso

Le comunicazioni (inviti, notizie, auguri) partono solo verso chi ha dato il consenso, che si spunta nella scheda socio (Consenso a ricevere comunicazioni via email). Se hai già raccolto il consenso con il modulo di iscrizione, puoi registrarlo in blocco: nella pagina Email spunta la dichiarazione e premi Segna il consenso a tutti (vale per i soci attivi con un indirizzo valido). Verifica sempre di averlo davvero raccolto.

I promemoria di pagamento sono comunicazioni di servizio e non richiedono il consenso.

11.3 Scrivere un messaggio

1. In Email premi Scrivi un messaggio.
2. Scegli i destinatari: tutti i soci attivi, gli iscritti al periodo corrente, gli iscritti a un corso o i partecipanti a un evento futuro. Accanto a ogni scelta vedi quanti sono raggiungibili (con email valida e consenso).
3. Scrivi oggetto e testo. Puoi usare i segnaposto {nome}, {cognome}, {nome_completo}, {tessera}, {associazione} e {titolo} (titolo del corso o dell'evento): il programma li sostituisce per ogni socio.
4. Premi Invia e conferma.

Ogni socio riceve un messaggio personale: gli altri destinatari non si vedono. In fondo al testo il programma aggiunge il nome dell'associazione e, per le comunicazioni, l'avviso che si può chiedere di non riceverne più. Massimo 300 destinatari per messaggio. Se due soci hanno lo stesso indirizzo, il messaggio parte una volta sola.

11.4 Promemoria per le quote

Da Email → Promemoria quote da incassare (o dalla pagina Quote da incassare) il testo è già pronto, con {importo} e {dettaglio} (l'elenco di ciò che manca). Modificalo se vuoi e invia.

11.5 Il registro degli invii

Ogni invio viene registrato. In Email → Ultimi invii apri un messaggio per vedere, socio per socio, l'esito: Inviato, Senza email, Senza consenso, Indirizzo già usato oppure Non riuscito con il motivo. Se compare «Connessione al server di posta non riuscita» controlla server, porta, sicurezza, utente e password.

12. Utenti, ruoli e permessi

La pagina Utenti elenca chi può entrare nel programma.

12.1 Aggiungere un utente

In Aggiungi utente scrivi l'email, una password iniziale (almeno 8 caratteri) e scegli il ruolo. Per il ruolo Docente scegli anche il docente di riferimento. Comunica email e password all'interessato: ciascuno può poi cambiare la propria da Cambia la tua password in fondo alla stessa pagina (o dalla voce Password per i docenti).

I limiti sono 2 account Segreteria e 3 di sola consultazione; gli account Docente sono uno per docente.

12.2 Cosa può vedere e fare ciascun ruolo

L'account in sola consultazione che prova a salvare qualcosa vede il messaggio «Il tuo account è in sola consultazione»: non è un guasto, è il comportamento previsto.

12.3 Togliere un accesso

Usa Elimina accanto all'utente (non puoi eliminare te stesso). Quando un docente lascia l'associazione elimina prima il suo account, poi disattiva il docente.

13. Copia di sicurezza e ripristino

13.1 Fare la copia

In Impostazioni → Copia di sicurezza premi Scarica la copia di sicurezza: ottieni un file .zip con tutti i dati dell'associazione (soci, periodi, corsi, docenti, iscrizioni, lezioni e presenze, ricevute, compensi, rimborsi, eventi, registro delle email, impostazioni). La password della posta non è inclusa.

La copia contiene dati personali: conservala in un posto sicuro (chiavetta o disco in un cassetto chiuso a chiave, archivio cifrato) e non mandarla per email.

Fai una copia almeno una volta alla settimana durante l'attività e sempre prima di: rinnovi in blocco, importazioni da Excel, aggiornamenti del programma, ripristini.

13.2 Ripristinare

Il ripristino sostituisce tutti i dati attuali con quelli della copia.

1. Scarica prima una copia dei dati attuali (13.1), se non sei sicuro.
2. In Impostazioni premi Ripristina da una copia….
3. Scegli il file .zip scaricato da questo programma, spunta Ho capito: i dati attuali verranno sostituiti e premi Ripristina.

Gli utenti e le password non cambiano. Gli account docente vengono ricollegati ai docenti per cognome e nome; se qualcuno non viene trovato, il programma te lo segnala e lo ricolleghi dalla pagina Utenti. Dopo un ripristino la password della posta (se la copia viene da un'altra installazione) va reinserita in Email. Se il file non è valido o c'è un problema, il programma non cambia nulla.

14. Privacy e sicurezza dei dati

Il programma tratta dati personali dei soci e, per i docenti retribuiti, dati fiscali. Questa sezione riassume le buone pratiche; la responsabilità del trattamento resta dell'associazione, titolare dei dati.

Informativa e consenso. Nelle Impostazioni trovi una bozza di informativa, con anteprima stampabile (Anteprima informativa): va verificata e adattata dal titolare. Registra nella scheda socio la data di firma di informativa e consenso, il consenso alle foto e quello alle email.

Raccogli solo ciò che serve. Il codice fiscale del socio è facoltativo: chiedilo solo quando serve (per esempio per le ricevute).

Le tessere. Il codice QR contiene solo un codice (associazione e numero tessera): chi lo legge senza il programma non ricava nessun dato personale.

Chi vede cosa. La sola consultazione non vede dati fiscali dei docenti e compensi; il docente vede solo nome e numero di tessera dei propri iscritti. Assegna a ciascuno il ruolo più limitato che gli basta.

Password. Almeno 8 caratteri; meglio una frase lunga. Una password per persona, mai condivisa: se qualcuno lascia l'incarico, elimina il suo accesso (sezione 12.3). Non lasciare il programma aperto su un computer incustodito: esci con Esci.

Copie e stampe. Le copie di sicurezza e le stampe (elenchi firme, registri, quote da incassare) contengono dati personali: conservale in luoghi chiusi e distruggi quelle non più necessarie.

Email. Invia comunicazioni solo a chi ha dato il consenso; i promemoria di pagamento sono comunicazioni di servizio. Ogni messaggio parte singolarmente, così nessuno vede gli indirizzi degli altri.

Richieste dei soci. Se un socio chiede di vedere, correggere o cancellare i propri dati, la scheda socio permette di modificarli o eliminarli. Le ricevute già emesse restano in archivio come documenti contabili.

15. Calendario di lavoro consigliato

A inizio periodo (settembre o ottobre)

1. Scarica una copia di sicurezza dell'anno appena concluso.
2. Crea il nuovo periodo (Anni accademici) con date e quota tessera, e impostalo come corrente.
3. Ricarica le festività e aggiungi le chiusure dell'anno.
4. In Corsi usa Copia i corsi dall'anno precedente; correggi date, docenti, orari e quote.
5. Genera le lezioni di ogni corso.
6. Con Soci → Rinnovo in blocco rinnova chi ha già confermato; gli altri si iscrivono uno a uno man mano.
7. Stampa le tessere dei soci con quota pagata.
8. Invia una email di apertura ai soci con consenso.

Durante l'anno

• Ogni giorno: iscrizioni e incassi (con le ricevute quando richieste); le presenze a ogni lezione, dalla segreteria o dai docenti.
• Ogni settimana: una copia di sicurezza; un'occhiata alle quote da incassare.
• Prima di un evento: elenco partecipanti, lista d'attesa, elenco firme stampato.
• Ogni tanto: promemoria per le quote non pagate.

A fine corso e fine periodo

1. Controlla le ore svolte di ogni corso (lezioni annullate o recuperi inclusi).
2. In Compensi segna come fatturato ciò che i docenti ti consegnano, e come pagato quando salda.
3. Registra i rimborsi spese ancora aperti.
4. Stampa i registri presenze se servono agli atti.
5. Scarica l'ultima copia di sicurezza e conservala.

16. Domande frequenti e problemi comuni

Per assistenza: SAEMA di Marco Cencetti, Capoterra (CA), saemainformatica.it, assistenza@saemainformatica.it.

SAEMA Informatica

Via Mameli, 31
09012 Capoterra (CA)
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