Supplenze Scuola Saema: la guida passo passo

01. Primo accesso

Registrare la scuola

1. Apri la pagina di accesso e scegli «Registrati qui».

   Se la tua scuola è già stata attivata da SAEMA con un accesso demo o di prova, salta questo passaggio.

2. Compila il modulo.

   Nome della scuola e email sono obbligatori. Usa la casella istituzionale della segreteria (PEO o PEC), non quella personale di un docente: sarà il tuo nome utente. Codice meccanografico, indirizzo, dirigente e telefono sono facoltativi e compilano da soli i documenti sulla privacy.

3. Scegli una password di almeno 10 caratteri, ripetila e premi «Invia la registrazione».
4. Attendi l'attivazione.

   La registrazione viene verificata e attivata da SAEMA. Ricevuta la conferma, potrai accedere.

Accedere

1. Inserisci email e password nella pagina di accesso e premi «Accedi».
2. Atterri sul Cruscotto.

   Qui vedi le assenze ancora da coprire e, se ci sono, i permessi brevi con il recupero scaduto o in scadenza.

3. Per cambiare la password, usa il collegamento «Password» in alto a destra, vicino al tuo indirizzo email. Per uscire premi «Esci».

02. Preparare i dati (una volta sola)

Servono tre cose: il personale che può essere assente, le graduatorie da cui chiamare e i supplenti con i loro recapiti. Il modo più veloce è importare i file Excel; in alternativa si inserisce tutto a mano.

2.1 Il personale (docenti e ATA)

1. Apri Personale.

   Qui trovi l'elenco di tutte le persone che possono risultare assenti. Con i collegamenti «tutti · Docente · ATA» puoi filtrare l'elenco.

2. Aggiungi una persona a mano:

   scrivi cognome (obbligatorio), nome, categoria («Docente» o «ATA»), email e telefono, poi premi «Aggiungi». Per i docenti indica anche le ore settimanali di lezione: servono al limite dei permessi brevi.

3. Per il personale ATA indica il profilo,

   ad esempio «Collaboratore scolastico» o «Assistente amministrativo». Serve a collegare l'assenza alla graduatoria giusta.

4. Oppure importa da Excel:

   menu Importa → Personale. Le colonne sono Cognome, Nome, Email, Telefono, Ore settimanali e, facoltative, Categoria («Docente» o «ATA») e Profilo. Puoi scaricare il file modello. Spuntando «Aggiorna il personale già presente» vengono completati i dati di chi c'è già.

2.2 Le graduatorie e i supplenti: import dal file SIDI

Dal portale SIDI si scarica la graduatoria d'istituto in formato Excel (di solito un file .xls per ogni classe di concorso o profilo ATA). Il programma lo legge da solo: non devi cambiare nulla nel file.

1. Apri Graduatorie e vai alla scheda «Importa da file SIDI».

2. Scegli il file scaricato da SIDI (sono accettati .xls, .xlsx e .csv).
3. Lascia vuoto il nome della graduatoria,

   a meno che tu voglia dargliene uno tuo. Se vuoto, il programma usa la classe di concorso del file (ad esempio «A009»); per i file ATA crea una graduatoria «ATA – profilo», ad esempio «ATA – Collaboratore scolastico».

4. Spunta «Sostituisci le posizioni già presenti della stessa fascia»

   solo quando carichi un file più recente per aggiornare una graduatoria già caricata.

5. Se il file contiene telefono ed email, spunta, se vuoi sovrascrivere i recapiti già presenti, «Aggiorna anche i recapiti già presenti».

   Senza questa casella vengono compilati solo i campi ancora vuoti.

6. Premi «Importa da SIDI». Il programma mostra quante posizioni ha inserito e quanti supplenti nuovi ha creato.

2.3 I recapiti dei supplenti (telefono ed email)

Il file SIDI «pubblicabile» non contiene telefono ed email: dopo l'importazione vedrai un avviso con il numero di supplenti senza recapiti. Hai tre possibilità:

• importare dal SIDI la versione completa del file (quella per uso interno della scuola), se ne disponi: i recapiti vengono letti insieme ai nominativi;
• caricare un Excel con i recapiti da Importa → Supplenti, spuntando «Aggiorna i già presenti» (colonne: Cognome, Nome, Telefono, Telefono 2, Email, Note);
• inserirli a mano da Supplenti, oppure aprendo «Modifica» accanto al nominativo.

Da Supplenti puoi anche disattivare un supplente (non verrà più proposto) e aggiungere una nota, ad esempio «solo mattina».

2.4 Creare o correggere una graduatoria a mano

1. In Graduatorie scrivi il nome (es. «Primaria – posto comune»), scegli categoria e profilo se è ATA, poi «Crea graduatoria».
2. Apri la graduatoria con «Apri»: puoi inserire un supplente già in anagrafica indicando fascia e posizione, oppure importare un file Excel/CSV con le colonne Posizione, Fascia, Cognome, Nome, Telefono, Email.
3. Con «Salva categoria» cambi la categoria (docente/ATA) e il profilo di una graduatoria già creata.

03. Quando c'è un'assenza

È la procedura di ogni giorno. Dall'apertura dell'assenza alla copertura bastano pochi passaggi.

3.1 Registrare l'assenza

1. Dal Cruscotto premi «+ Nuova assenza da coprire»

   (oppure apri Assenze → Nuova assenza).

2. Scegli la persona assente.

   Per un collaboratore o un assistente ATA l'elenco delle graduatorie si restringe da solo a quelle ATA dello stesso profilo; per un docente compaiono le graduatorie dei docenti. Il programma non accetta combinazioni sbagliate.

3. Scegli la graduatoria da cui chiamare.
4. Scegli il tipo (Assenza, Permesso, Altro) e il periodo.

   Indica «Dal» e, se l'assenza dura più giorni, «Al». Se vuoi coprire solo alcune ore, compila «Dalle ore» e «Alle ore».

5. Nelle note non scrivere il motivo dell'assenza.

   Non servono alla convocazione ed è meglio non inserire informazioni sulla salute.

6. Premi «Registra e passa alla convocazione».

3.2 Chiamare il supplente

1. Guarda il riquadro evidenziato «Prossimo da chiamare».

   Mostra nome, fascia e posizione e il numero di telefono, cliccabile da telefono o da programmi di chiamata.

2. Telefona al supplente.
3. Registra subito l'esito nel riquadro «Registra l'esito della chiamata»:

   controlla il nome del supplente (è già selezionato quello proposto), il Canale (Telefono), l'Esito e, se vuoi, una nota. La data e l'ora sono quelle di adesso; se registri dopo, puoi indicare l'orario reale della chiamata (non nel futuro).

4. Premi «Registra chiamata / risposta».

3.3 Dopo la copertura

• Nella scheda dell'assenza vedi il supplente assegnato con il suo telefono e lo storico delle chiamate (data, ora, canale, esito, operatore).
• Con Scarica PDF delle chiamate ottieni il rapporto da stampare o archiviare.
• Se il supplente si ritira, usa «Revoca copertura»: l'assenza torna da coprire e potrai chiamare un altro supplente.
• Se l'assenza non serve più (ad esempio il docente è rientrato), usa «Annulla assenza».
• La tabella «Ordine di chiamata» mostra per ogni supplente lo stato: da chiamare, da richiamare, in attesa di risposta, impegnato nel periodo, disattivato, assegnato.

04. Convocare via email o SIDI

Alcune scuole non telefonano: convocano più supplenti insieme dal portale SIDI (che invia un'email con un collegamento per accettare o rifiutare) oppure scrivono per email. Il programma non invia i messaggi al posto della scuola: serve a registrare chi è stato convocato e come hanno risposto.

1. Convoca i supplenti dal portale SIDI (o scrivi tu le email).

   Lo fai fuori da questo programma, con gli strumenti che usi di solito.

2. Nella scheda dell'assenza vai al riquadro «Convocazione via email o SIDI».

   Spunta i supplenti a cui hai inviato la convocazione (al massimo 10 alla volta, come nella funzione SIDI). Per ognuno vedi fascia, posizione ed email.

3. Scegli il canale (Canale SIDI oppure Email), aggiungi una nota se serve e premi «Registra l'invio».
4. I supplenti risultano «In attesa di risposta».

   Nello storico compare l'invio con la dicitura «Inviata, in attesa di risposta».

5. Quando arriva una risposta, registrala nel riquadro «Registra l'esito della chiamata»:

   scegli il supplente, il canale e l'esito (Accetta, Rifiuta, ecc.) e premi «Registra chiamata / risposta».

05. Permessi brevi e recupero ore

Per i docenti il programma tiene il conto dei permessi brevi e delle ore da recuperare. Non blocca nulla: segnala quando un limite viene superato, e la decisione resta alla scuola.

1. Apri Permessi brevi e premi «+ Nuovo permesso breve».
2. Indica il docente, la data e le ore di permesso (ore intere). Facoltativi: l'ora di inizio e le ore di lezione del docente in quel giorno.
3. Premi «Registra permesso». Il programma calcola la scadenza del recupero e mostra eventuali avvisi sui limiti.
4. Quando il docente recupera le ore, apri il permesso e registra il recupero:

   data, ore recuperate e, se vuoi, una nota (ad esempio «supplenza in 3A»).

Le regole che il programma controlla

• Ogni permesso: al massimo la metà dell'orario di lezione di quel giorno e comunque 2 ore.
• In un anno scolastico (1 settembre – 31 agosto): al massimo le ore settimanali di lezione del docente. Per questo vanno indicate nella scheda del docente.
• Le ore si recuperano entro due mesi, con supplenze o interventi didattici.
• Se il termine scade senza recupero, il permesso risulta «Scaduto». Se il mancato recupero non dipende dal docente, usa «Senza recupero (nessuna trattenuta)»; se serve, «Torna da recuperare» annulla la scelta. «Annulla permesso» lo toglie dai conteggi.
• Il motivo del permesso non viene registrato.

Il Riepilogo per docente (in Permessi brevi) mostra ore fruite, ore ancora disponibili e recuperi da fare, e si scarica in Excel.

06. Registro chiamate e stampe

Ogni chiamata o invio resta nel registro, con data, ora, canale, esito e operatore. È la prova di come sono state fatte le convocazioni, utile in caso di controllo o di contestazione.

• Registro chiamate: elenco di tutte le chiamate, che puoi filtrare per periodo e scaricare in Excel con «Scarica Excel».
• Dentro ogni assenza: Scarica PDF delle chiamate, con tutte le chiamate di quella assenza.
• Assenze: l'elenco di tutte le assenze con il loro stato (da coprire, coperta, annullata).

07. Privacy: documenti e registri

La sezione Privacy raccoglie ciò che la scuola, come titolare del trattamento, deve avere pronto quando usa il programma. I documenti si generano da soli con i dati della scuola: non va compilato nulla a mano.

1. Apri Privacy → «Apri la scheda della scuola».

   Compila denominazione, codice meccanografico, indirizzo, telefono, dirigente, email per la privacy e i dati del Responsabile della protezione dei dati (RPD) della scuola. Premi «Salva».

2. Torna in Privacy e scarica i documenti in PDF:

   nomina a Responsabile del trattamento, misure di sicurezza, scheda del trattamento e informativa per i supplenti e per il personale. Puoi aprirli per stamparli («Apri / stampa») o salvarli («Scarica»).

3. Fai firmare la nomina

   dal Dirigente scolastico e da SAEMA prima di inserire dati reali. L'informativa va messa a disposizione dei supplenti e del personale.

Il Toolkit privacy

• Registro dei trattamenti: contiene già la voce «Supplenze» precompilata; si può esportare in PDF.
• Registro delle violazioni dei dati: per annotare eventuali incidenti. Indica il termine di 72 ore per l'eventuale notifica al Garante; si esporta in Excel.
• Richieste degli interessati: per registrare le richieste di accesso, rettifica, cancellazione e così via; la risposta va data entro un mese. Si esporta in Excel.

08. Utenti e ruoli

1. La Segreteria apre Utenti.
2. Inserisce email, ruolo e una password di almeno 10 caratteri, poi «Aggiungi utente». Comunica la password alla persona, che potrà cambiarla da «Password».
3. Per togliere l'accesso a qualcuno, premi «Elimina» accanto al suo nome.

Il numero di utenti per scuola è limitato (di norma 2 con ruolo Segreteria e 3 di sola consultazione). Se ne servono di più, contatta SAEMA.

09. Domande frequenti